11
Chapter 11
MS Word
Microsoft Word — Professional Word Processor
MS Word दुनिया का सबसे popular word processor है। Documents, letters, resumes, reports — सब कुछ MS Word में बनाया जाता है। यह Microsoft Office का सबसे important application है।
Table of Contents
1 MS Word क्या है?
2 MS Word का Interface
3 File Menu और Shortcuts
4 Text Formatting
5 Insert करना
6 Page Setup
8 Mailings Tab
9 Review Tab
10 View Tab
11 Final Practical Project
Topic 1
MS Word क्या है?
Introduction — 3 Sub-topics
1.1 · परिचय और Features
MS Word क्या है?
MS Word (Microsoft Word) एक Word Processing Software है। इससे हम professional documents बना सकते हैं — letters, resumes, reports, books — सब कुछ।
| Feature | Details |
|---|---|
| Full Name | Microsoft Word |
| Developer | Microsoft Corporation |
| First Release | 1983 (Multi-Tool Word) |
| File Format | .docx (नया), .doc (पुराना) |
| Part of | Microsoft Office / Microsoft 365 |
| Platform | Windows, Mac, Android, iOS |
MS Word में क्या होता है
- Professional text formatting — Bold, Italic, Colors
- Tables बनाना और edit करना
- Images और shapes डालना
- Header, Footer, Page Numbers
- Spell Check और grammar check
- Mail Merge — bulk letters बनाना
- PDF में export करना
MS Word क्यों सीखें?
- Government jobs में typing test
- Private jobs में basic skill
- Resume, application बनाना
- Office documents बनाना
- School/college assignments
- Business letters और notices
1.2 · MS Word कैसे खोलें?
MS Word खोलने के तरीके
MS Word को computer में खोलने के कई तरीके हैं — कुछ तरीके ज़्यादा तेज़ हैं तो कुछ शुरुआत करने वालों के लिए आसान। नीचे table में सभी तरीके क्रम से दिए गए हैं, जिनमें से जो सुविधाजनक लगे वो use कर सकते हैं।
| # | तरीका | Steps |
|---|---|---|
| 1 | Run Box से (सबसे तेज़) | Win+R → winword → Enter |
| 2 | Search से | Win+S → "Word" → Click |
| 3 | Start Menu से | Start → Microsoft Office → Microsoft Word |
| 4 | Desktop Shortcut | Desktop पर Word icon पर double-click |
| 5 | File से | किसी .docx file पर double-click करें |
1.3 · MS Word vs Google Docs vs LibreOffice
Word Processors की तुलना — कौन सा Use करें?
MS Word के अलावा और भी word processors हैं। इनकी तुलना जानना ज़रूरी है — ताकि आप सही tool चुन सकें।
MS Word
Paid / Office 365
- सबसे ज़्यादा features
- Government jobs में standard
- Offline काम करता है
- Best formatting options
- Paid software (₹4,000+/year)
- Heavy — RAM ज़्यादा चाहिए
Google Docs
Free / Online
- बिल्कुल Free
- Auto-save — data loss नहीं
- Real-time collaboration
- किसी भी device से access
- Internet ज़रूरी
- Advanced features कम
LibreOffice Writer
Free / Offline
- बिल्कुल Free
- Offline काम करता है
- .docx files open करता है
- Linux / Windows दोनों
- MS Word जितना popular नहीं
- कुछ formatting issues
कौन सा Use करें?
Government exam / Job → MS Word सीखें (test में यही होता है) |
Student / Personal use → Google Docs (free, auto-save) |
Office बिना MS Office के → LibreOffice Writer (free, offline)
| MS Word Version | साल | खास बात |
|---|---|---|
| Word 2003 | 2003 | Classic menu interface — अभी भी कई offices में |
| Word 2007 | 2007 | Ribbon UI पहली बार — tabs और buttons |
| Word 2010/2013 | 2010-13 | Better PDF export, improved design |
| Word 2016/2019 | 2016-19 | Cloud save, collaboration features |
| Microsoft 365 | 2020+ | Subscription based — हमेशा latest version |
Topic 2
MS Word का Interface
Interface — 2 Sub-topics
2.1 · Title Bar और Ribbon
MS Word Interface — ऊपरी हिस्सा
MS Word खुलने पर screen पर कई अलग-अलग हिस्से दिखते हैं, जिन्हें पहचानना ज़रूरी है ताकि काम करते समय confusion न हो। नीचे table में ऊपर वाले हिस्सों — जैसे Title Bar और Ribbon — के बारे में बताया गया है, साथ ही Ribbon के सभी Tabs भी दिखाए गए हैं।
| Part | कहाँ होता है | काम |
|---|---|---|
| Title Bar | सबसे ऊपर | Document का नाम दिखाता है — "Document1 - Word" |
| Quick Access Toolbar | Title Bar के बाईं तरफ | Save, Undo, Redo — fast access buttons |
| Ribbon | Title Bar के नीचे | सभी tools और commands यहाँ हैं |
| Tabs | Ribbon में | Home, Insert, Layout, Review आदि |
| Ruler | Document area के ऊपर | Margins और indentation set करना |
| Status Bar | सबसे नीचे | Page number, word count, language दिखाता है |
| Scroll Bar | दाईं तरफ | Document को ऊपर-नीचे scroll करना |
Ribbon के सभी Tabs
Home
Insert
Draw
Design
Layout
References
Mailings
Review
View
2.2 · Document Area और Ruler
Document Area
Ribbon के नीचे जो बड़ा सफेद हिस्सा दिखता है, वही Document Area कहलाता है — यहीं पर हम text type करते हैं और document तैयार होता है। नीचे table में इसके सभी हिस्सों के बारे में बताया गया है।
| Element | काम |
|---|---|
| White Page Area | यहाँ text लिखा जाता है — यही document है |
| Cursor (I-beam) | जहाँ text type होगा वह position दिखाता है |
| Horizontal Ruler | Left/Right margin और tab stops set करना |
| Vertical Ruler | Top/Bottom margin set करना |
| Page Break | एक page खत्म होकर नया page शुरू होना |
| Word Count | Status bar में — कितने words लिखे हैं |
Topic 3
File Menu और Shortcuts
File Management & All Shortcuts — 2 Sub-topics
3.1 · Save, Open, Print
File Menu — Important Options
Document को save करना, खोलना, print करना या PDF बनाना — ये सभी काम File menu से होते हैं। नीचे table में इसके सबसे ज़रूरी options और उनके shortcuts दिए गए हैं।
| Option | Shortcut | काम |
|---|---|---|
| New | Ctrl+N | नया blank document खोलना |
| Open | Ctrl+O | पुरानी file खोलना |
| Recent | File → Recent | हाल ही में खोली गई files की list देखना |
| Info | File → Info | Document properties देखना, Protect Document (password लगाना), Inspect Document |
| Save | Ctrl+S | Document save करना (.docx) |
| Save As | F12 | नए नाम या format से save करना |
| Ctrl+P | Document print करना | |
| Export to PDF | File → Export | PDF file बनाना — share करने के लिए |
| Options | File → Options | Word की settings customize करना (AutoRecover, Spelling, आदि) |
| Close | Ctrl+W | Current document बंद करना |
| Exit | Alt+F4 | MS Word को पूरी तरह बंद करना |
बहुत ज़रूरी बात!
- हमेशा काम करते समय Ctrl+S दबाते रहें
- Light जाने या computer बंद होने पर unsaved data चला जाता है
- AutoRecover on रखें: File → Options → Save → Save AutoRecover info every 5 minutes
3.2 · All Keyboard Shortcuts
MS Word — सभी Important Shortcuts
MS Word में तेज़ी से काम करने के लिए keyboard shortcuts बहुत काम आते हैं — बार-बार mouse से click करने में समय बच जाता है। नीचे File, Formatting, Editing और Clipboard से जुड़े सभी shortcuts categories में बाँटकर दिए गए हैं।
File Operations
Ctrl+NNew Document
Ctrl+OOpen
Ctrl+SSave
F12Save As
Ctrl+PPrint
Ctrl+WClose Document
Alt+F4Exit Word
Text Formatting
Ctrl+BBold
Ctrl+IItalic
Ctrl+UUnderline
Ctrl+LAlign Left
Ctrl+ECenter
Ctrl+RAlign Right
Ctrl+JJustify
Shift+F3Change Case
Ctrl+DFont Dialog
Edit Operations
Ctrl+ZUndo
Ctrl+YRedo
Ctrl+ASelect All
Ctrl+FFind
Ctrl+HFind & Replace
F7Spell Check
Ctrl+EnterPage Break
Clipboard & Navigation
Ctrl+CCopy
Ctrl+XCut
Ctrl+VPaste
Ctrl+HomeDocument की शुरुआत
Ctrl+EndDocument का अंत
Ctrl+2Double Line Spacing
Ctrl+51.5 Line Spacing
Ctrl+1Single Line Spacing
Topic 4
Text Formatting
Home Tab — Font & Paragraph — 4 Sub-topics
4.1 · Font Formatting
Font Formatting — Home Tab
Home tab में सबसे पहला group Font Formatting का होता है, जिससे हम text का look बदल सकते हैं — जैसे उसे Bold करना, रंग बदलना या size बढ़ाना-घटाना। नीचे table में सभी font options उनके shortcuts के साथ दिए गए हैं।
| Option | Shortcut | काम | Example |
|---|---|---|---|
| Font Name | Dropdown से | Font/typeface चुनना — जैसे Calibri, Arial, Times New Roman | Times New Roman |
| Bold | Ctrl+B | Text मोटा करना | Bold Text |
| Italic | Ctrl+I | Text तिरछा करना | Italic Text |
| Underline | Ctrl+U | Text के नीचे line | Underlined |
| Strikethrough | Button से | Text के बीच में line | |
| Font Size | Ctrl+Shift+P | Text का size — 8pt से 72pt+ | Normal = 12pt |
| Grow Font | Ctrl+Shift+> | Button से एक क्लिक में size बड़ा करना | — |
| Shrink Font | Ctrl+Shift+< | Button से एक क्लिक में size छोटा करना | — |
| Font Color | A▼ button | Text का रंग बदलना | Colored Text |
| Highlight | Button से | Text को highlight करना | Highlighted |
| Text Effects | A▼ button (Font group) | Outline, Shadow, Glow जैसे decorative effects | Effect Text |
| UPPERCASE | Shift+F3 | Small → CAPITAL में बदलना | UPPERCASE |
| Font Dialog | Ctrl+D | सभी font options एक जगह | — |
| Subscript | Ctrl+= | Text को नीचे छोटा लिखना | H2O |
| Superscript | Ctrl+Shift+= | Text को ऊपर छोटा लिखना | x2 |
| Clear Formatting | Ctrl+Spacebar | सभी formatting हटाकर plain text करना | — |
Format Painter
- Format Painter (Home tab में brush icon) — एक जगह का formatting copy करके दूसरी जगह apply करें
- Formatting हटाना: Text select → Ctrl+Spacebar
4.2 · Paragraph Formatting
Paragraph Formatting
Font formatting के अलावा पूरे paragraph को व्यवस्थित करने के लिए भी कई options होते हैं — जैसे text को align करना, list बनाना या lines के बीच spacing सेट करना। नीचे table में ये सभी options दिए गए हैं।
| Option | Shortcut | काम |
|---|---|---|
| Align Left | Ctrl+L | Text बाईं तरफ (default) |
| Center | Ctrl+E | Text बीच में — headings के लिए |
| Align Right | Ctrl+R | Text दाईं तरफ |
| Justify | Ctrl+J | दोनों तरफ बराबर — newspaper style |
| Bullet List | Button से | • points में list बनाना |
| Numbered List | Button से | 1. 2. 3. numbered list |
| Line Spacing | Ctrl+1 Single, Ctrl+5 1.5, Ctrl+2 Double | Lines के बीच की दूरी सेट करना |
| Paragraph Spacing | Line Spacing button → Add/Remove Space | एक paragraph और दूसरे paragraph के बीच खाली जगह (Before/After) |
| Increase Indent | Tab | Paragraph को अंदर करना |
| Decrease Indent | Shift+Tab | Paragraph को बाहर करना |
| Multilevel List | Button से | Nested numbering — 1, 1.1, 1.1.1 |
| Borders & Shading | Button से | Paragraph के चारों तरफ border या background रंग |
| Show/Hide ¶ | Ctrl+Shift+8 | Spaces, Tabs, Paragraph marks दिखाना/छुपाना |
| Sort | Button से (A↓Z) | List को alphabetically या number से sort करना |
| Paragraph Dialog | Paragraph group का corner arrow | Indents, Spacing, Line/Page Breaks — सभी options एक जगह |
Line Spacing vs Paragraph Spacing
Line Spacing — एक ही paragraph के अंदर lines के बीच की दूरी (जैसे 1.5 line)। Paragraph Spacing — एक paragraph खत्म होने और अगला paragraph शुरू होने के बीच की extra खाली जगह (Before/After, points में — जैसे 6pt)। दोनों अलग हैं और Line Spacing button → Line Spacing Options में एक साथ मिलते हैं।
4.3 · Styles, Find & Replace, Spell Check
Styles, Find & Replace और Spell Check
ये तीन features MS Word को powerful बनाते हैं — Styles से professional look, Find & Replace से बड़े documents में editing, और Spell Check से error-free writing।
Heading Styles — Professional Document बनाएं
| Style | Shortcut | Use | Default Look |
|---|---|---|---|
| Normal | Ctrl+Alt+N | Regular body text | Calibri 11pt, black |
| Heading 1 | Ctrl+Alt+1 | Main title / Chapter heading | Calibri Light 16pt, dark blue, bold |
| Heading 2 | Ctrl+Alt+2 | Section heading | Calibri Light 13pt, dark blue |
| Heading 3 | Ctrl+Alt+3 | Sub-section heading | Calibri Light 12pt, grey |
| Title | Styles panel से | Document का main title | Large, centered |
| Subtitle | Styles panel से | Title के नीचे छोटा text | Medium, grey |
| Emphasis | Styles panel से | Sentence के बीच किसी word को highlight करना | Emphasis Text |
| Strong | Styles panel से | ज़्यादा ज़ोर देने वाला text | Strong Text |
| Quote | Styles panel से | किसी का कहा हुआ वाक्य दिखाना | "Quoted Text" |
| Styles Pane | Styles group का corner arrow | सभी available styles की पूरी list खोलना | — |
Styles क्यों use करें?
Styles से automatic Table of Contents बन सकती है — References tab → Table of Contents। साथ ही Navigation Pane में headings की list दिखती है — बड़े documents में navigate करना आसान।
Modify Style — एक Style का Look पूरे Document में बदलें
किसी style पर right-click करें → Modify चुनें → Font, Color, Size बदलें → OK। अब उस style से बने सभी headings एक साथ बदल जाएंगे — हर एक को अलग से select करके बदलने की ज़रूरत नहीं। यह बड़े documents में बहुत समय बचाता है।
Find & Replace — Ctrl+H
Find — Ctrl+F
- Ctrl+F दबाएं → Navigation Pane खुलेगा
- Search box में word type करें
- Document में सभी matches highlight होंगे
- Enter दबाकर एक-एक match पर जाएं
- Esc से बंद करें
Replace — Ctrl+H
- Ctrl+H → Find & Replace dialog
- Find what: पुराना word लिखें
- Replace with: नया word लिखें
- Replace All — एक बार में सब बदलें
- Example: "Ramu" → "Rahul" — पूरे document में
Select — Editing Group का तीसरा Option
| Option | Shortcut / कैसे करें | काम |
|---|---|---|
| Select All | Ctrl+A | पूरे document का सारा content एक साथ select करना |
| Select Objects | Home → Select → Select Objects | Images, Shapes, Text Boxes को cursor से चुनने का mode |
| Selection Pane | Home → Select → Selection Pane | Page के सभी objects की list — show/hide और order बदलना |
Spell Check और Grammar — F7
| Feature | कैसे काम करता है | कैसे Fix करें |
|---|---|---|
| Red Underline | Spelling mistake — word गलत है | Right-click → correct word choose करें |
| Blue Underline | Grammar mistake — sentence structure गलत | Right-click → suggestion देखें |
| F7 Spell Check | पूरे document की spelling एक-एक check | Ignore / Change / Change All options |
| AutoCorrect | Type करते ही common mistakes automatic fix | File → Options → Proofing → AutoCorrect |
| Word Count | Status bar में live count | Review tab → Word Count → details |
4.4 · Clipboard
Clipboard — Cut, Copy, Paste, Format Painter
Home Tab के सबसे बाईं तरफ Clipboard group होता है — यही सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले options हैं, text या content को एक जगह से दूसरी जगह ले जाने के लिए।
| Option | Shortcut | काम |
|---|---|---|
| Cut | Ctrl+X | Selected text हटाकर Clipboard में रखना |
| Copy | Ctrl+C | Selected text copy करना (original जगह पर रहता है) |
| Paste | Ctrl+V | Clipboard का content चिपकाना |
| Paste Options | Paste के बाद icon से | Keep Formatting / Merge Formatting / Keep Text Only चुनना |
| Paste Special | Ctrl+Alt+V | Paste करने से पहले format चुनना — जैसे Unformatted Text, Picture, HTML |
| Format Painter | Brush icon | एक जगह का formatting copy करके दूसरी जगह apply करना |
| Clipboard Pane | Clipboard group के corner में छोटा arrow | पिछले 24 copied items की list — कोई भी बाद में paste करें |
Cut vs Copy
- Cut — text अपनी जगह से हट जाता है, सिर्फ Clipboard में save रहता है
- Copy — text अपनी जगह पर बना रहता है, उसका एक duplicate Clipboard में चला जाता है
- दोनों के बाद Ctrl+V से जहाँ चाहें वहाँ paste करें
Format Painter — Steps
- जिस text की formatting copy करनी है उसे select करें
- Home tab → Format Painter (brush icon) click करें
- Cursor brush जैसा दिखेगा — जिस text पर apply करना है उसे select करें
- Formatting automatically copy हो जाएगी
3 Paste Options का फ़र्क — आसान भाषा में
Ctrl+V से Paste करने के तुरंत बाद एक छोटा icon दिखता है — उस पर click करने से ये 3 Options मिलते हैं:
Keep Formatting — जो भी Bold, Color, Font Copy की गई चीज़ में था, वो बिल्कुल वैसा ही Paste हो जाता है (Default Option)।
Merge Formatting — Copy की गई चीज़ अपना पुराना Format छोड़कर, जहाँ Paste हो रही है उस जगह के Font/Style में ढल जाती है — जैसे किसी दूसरी Website से Text Copy करके अपने Document के Font में Match कराना।
Keep Text Only — सारी Formatting (Bold, Color, Font, Size) हट जाती है, सिर्फ Plain Text बचता है — जैसे Internet से Copy किया हुआ रंग-बिरंगा Text हटाकर सादा बनाना।
आसान Trick: असली रूप में चाहिए → Keep Formatting, अपने Document जैसा दिखे → Merge Formatting, सारा रंग-रोगन हटाना है → Keep Text Only।
Keep Formatting — जो भी Bold, Color, Font Copy की गई चीज़ में था, वो बिल्कुल वैसा ही Paste हो जाता है (Default Option)।
Merge Formatting — Copy की गई चीज़ अपना पुराना Format छोड़कर, जहाँ Paste हो रही है उस जगह के Font/Style में ढल जाती है — जैसे किसी दूसरी Website से Text Copy करके अपने Document के Font में Match कराना।
Keep Text Only — सारी Formatting (Bold, Color, Font, Size) हट जाती है, सिर्फ Plain Text बचता है — जैसे Internet से Copy किया हुआ रंग-बिरंगा Text हटाकर सादा बनाना।
आसान Trick: असली रूप में चाहिए → Keep Formatting, अपने Document जैसा दिखे → Merge Formatting, सारा रंग-रोगन हटाना है → Keep Text Only।
Clipboard Pane — एक साथ कई चीज़ें Copy करें
आमतौर पर Ctrl+C करने पर सिर्फ आखिरी चीज़ ही Clipboard में रहती है — दोबारा copy करते ही पुरानी वाली मिट जाती है। लेकिन Clipboard Pane खोलकर (Home tab → Clipboard group के corner वाला छोटा arrow) आप बारी-बारी से 24 अलग-अलग चीज़ें copy कर सकते हैं, और बाद में pane से किसी भी item पर click करके उसे कहीं भी paste कर सकते हैं।
Topic 5
Insert करना
Insert Tab — 3 Sub-topics
5.1 · Table और Image
Insert Tab — Table और Image
Insert tab से हम document में table, image, shape जैसी चीज़ें जोड़ सकते हैं, जिससे document सिर्फ text तक सीमित न रहकर और भी उपयोगी बन जाता है। नीचे table में इससे जुड़े सभी options दिए गए हैं।
| Insert Item | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Table | Insert → Table → rows × columns select | Data organized रखना |
| Picture | Insert → Pictures → file choose करें | Document में photo लगाना |
| Online Pictures | Insert → Online Pictures → search | Internet से image लगाना |
| Icons | Insert → Icons → search/choose | Ready-made simple vector icons लगाना |
| Screenshot | Insert → Screenshot → window choose | किसी और खुली window का screenshot सीधे document में लगाना |
| Shapes | Insert → Shapes → shape select | Arrow, box, circle आदि |
| WordArt | Insert → WordArt → style choose | Decorative heading text बनाना |
| Text Box | Insert → Text Box | Anywhere text box रखना |
| Quick Parts | Insert → Quick Parts | बार-बार use होने वाला text/content save करके दोबारा insert करना |
| Signature Line | Insert → Signature Line | Document में digital signature की जगह बनाना |
| Object | Insert → Object | दूसरी file (Excel sheet, PDF आदि) को document के अंदर embed करना |
| Symbol | Insert → Symbol | Special characters — ©, ™, ₹, ÷ |
Clip Art कहाँ गया?
पुराने Word versions (2007, 2010, 2013) में Clip Art नाम का एक option होता था — ready-made cartoon-style images के लिए। 2014 में Microsoft ने अपनी Clip Art gallery service बंद कर दी। Word 2016 से इसकी जगह Online Pictures ने ले ली — जो Bing से internet की images सीधे search करके लाता है। अगर कोई पुरानी किताब/video में "Clip Art" बोले, तो समझ लें कि आजकल वो Online Pictures है।
Table बनाना — Steps
- Insert tab → Table click करें
- Rows और Columns की grid पर hover करें
- जितना बड़ा table चाहिए उतना select करें → Click
- Table Design और Layout tabs automatically appear होंगी
- Cells में click करके content type करें
Table बनाने के अन्य तरीके
- Draw Table — pencil से मनचाहे shape का table खुद बनाना
- Convert Text to Table — comma/tab से अलग किया गया text सीधे table बना देना
- Quick Tables — ready-made table designs (calendar जैसे) चुनना
- Excel Spreadsheet — Word के अंदर एक live Excel sheet डालना — SUM जैसे formulas भी चलते हैं
5.2 · Header, Footer और Page Number
Header, Footer और Page Number
बड़े documents में हर page पर same जानकारी (जैसे company का नाम या page number) दिखाने के लिए Header, Footer और Page Number का इस्तेमाल होता है। नीचे table में इन्हें कैसे add करें, यह बताया गया है।
| Element | कैसे Add करें | काम |
|---|---|---|
| Header | Insert → Header → style choose करें | हर page के ऊपर एक जैसी जानकारी |
| Footer | Insert → Footer → style choose करें | हर page के नीचे — जैसे company name, date |
| Page Number | Insert → Page Number → position choose करें | Pages को number देना |
| Format Page Numbers | Page Number → Format Page Numbers | Numbering style (1,2,3 / i,ii,iii / a,b,c) और start number सेट करना |
| Different First Page | Header/Footer में double-click → checkbox टिक करें | पहले page पर header/footer/number hide करना |
| Remove Header/Footer | Insert → Header/Footer → Remove Header/Footer | Header, Footer या Page Number हटाना |
| Date & Time | Insert → Date & Time → format select करें | Document में current date डालना |
Header/Footer Tip
- Header/Footer में double-click करने से editing mode खुलता है
- बाहर आने के लिए Esc या main document area में click करें
Different First Page — कब काम आता है?
Letters और reports में पहला page आमतौर पर letterhead/title page होता है, जहाँ page number या repeated header नहीं चाहिए। Header/Footer खोलकर "Different First Page" checkbox टिक करें — अब पहले page का header/footer बाकी pages से अलग (या खाली) रखा जा सकता है।
5.3 · Pages, Links, SmartArt & Equation
Insert Tab — बाकी Important Options
Table/Image के अलावा Insert tab में कुछ और भी बहुत उपयोगी options होते हैं — page manage करना, links लगाना, diagrams बनाना और math formulas लिखना।
| Insert Item | Shortcut / कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Page Break | Ctrl+Enter | वर्तमान position से नया page शुरू करना |
| Blank Page | Insert → Blank Page | Cursor की जगह एक खाली page जोड़ना |
| Cover Page | Insert → Cover Page → design choose करें | Document के शुरू में ready-made title page लगाना |
| Hyperlink | Ctrl+K | Text या word पर website/email का link लगाना |
| Bookmark | Insert → Bookmark | Document के किसी हिस्से को नाम देकर बाद में जल्दी जाना |
| SmartArt | Insert → SmartArt → layout choose करें | Diagrams, flowcharts, process charts बनाना |
| Chart | Insert → Chart → type choose करें | Bar, Pie, Line graph — data को visually दिखाना |
| Equation | Alt+= | Math formulas और equations लिखना |
| Drop Cap | Insert → Drop Cap | Paragraph के पहले letter को बड़ा और stylish बनाना |
Hyperlink कैसे लगाएं?
जिस text पर link लगानी है उसे select करें → Ctrl+K दबाएं → Address box में website link (या email) पेस्ट करें → OK। अब text पर click करने से वो link सीधे खुल जाएगी।
Topic 6
Page Setup
Layout Tab — 4 Sub-topics
6.1 · Margins और Orientation
Page Setup — Layout Tab
Document का page कैसा दिखेगा — margin कितना होगा, page सीधा (Portrait) रहेगा या आड़ा (Landscape) — ये सब Layout tab से control होता है। नीचे table में इससे जुड़े सभी options दिए गए हैं।
| Option | Setting | काम |
|---|---|---|
| Margins — Normal | 1 inch सभी तरफ | Standard documents के लिए |
| Margins — Narrow | 0.5 inch | ज़्यादा content एक page में |
| Margins — Wide | 2 inch left/right | Binding के लिए extra space |
| Orientation — Portrait | लंबा page (default) | Letters, documents के लिए |
| Orientation — Landscape | चौड़ा page | Tables, charts के लिए |
| Columns | 1, 2, 3 columns | Newspaper/magazine style layout |
| Column Break | Layout → Breaks → Column | अगले column में सीधे जाना — बीच में खाली जगह छोड़े बिना |
| Text Wrapping Break | Layout → Breaks → Text Wrapping | Image के आस-पास text को अगली line पर भेजना |
| Line Numbers | Layout → Line Numbers | हर line को number देना — legal documents, scripts के लिए |
| Hyphenation | Layout → Hyphenation | Line के अंत में लंबे words को hyphen (-) से तोड़ना — साफ़ Justify look |
Layout Tab का Paragraph Group
Layout tab में एक छोटा Paragraph group भी होता है — इसमें Indent Left और Indent Right (paragraph को बाईं और दाईं दोनों तरफ से अंदर करना — quotes highlight करने में useful) के साथ Spacing Before/After के numeric boxes होते हैं। ये वही settings हैं जो Home tab में Increase/Decrease Indent और Paragraph Spacing से मिलती हैं — बस यहाँ exact inch/pt value सीधे टाइप कर सकते हैं।
6.2 · Paper Size और Print
Paper Size और Print
Document print करने से पहले सही Paper Size चुनना ज़रूरी है, ताकि print होने पर content सही तरीके से fit हो। नीचे table में common paper sizes और print करने के steps दिए गए हैं।
| Paper Size | Dimensions | उपयोग |
|---|---|---|
| A4 (सबसे common) | 21 × 29.7 cm | Office documents, letters |
| Letter | 8.5 × 11 inch | USA standard |
| Legal | 8.5 × 14 inch | Legal documents |
| A3 | 29.7 × 42 cm | बड़े diagrams, posters |
Print करने के Steps
- Ctrl+P दबाएं (या File → Print)
- Printer select करें
- Copies की संख्या set करें
- Page range — All pages या specific pages
- Print button click करें
6.3 · Practical — Application Letter बनाएं
Practical Exercise — Job Application Letter MS Word में
यह Topic 6 का practical exercise है। MS Word में एक formal job application letter बनाएंगे — यह Cyber Cafe में सबसे ज़्यादा माँगा जाने वाला काम है।
Exercise का लक्ष्य
एक Job Application Letter बनाना — Page Setup: A4, Margins: Normal (1 inch), Font: Times New Roman 12pt, Justify alignment। Time: 20-25 minutes
1
MS Word खोलें: Win+R → winword → Enter → Blank Document click करें
2
Page Setup करें: Layout tab → Margins → Normal (1 inch) → Paper Size: A4 confirm करें
3
Font set करें: Home tab → Font: Times New Roman → Size: 12 → सारा document इसी font में रहेगा
4
Date और Address लिखें: Date right-align (Ctrl+R) करके लिखें — जैसे: 26 June 2026 → Enter → अपना पूरा address left-align में लिखें
5
Receiver का Address: 2 Enter → जिसे letter भेज रहे हैं उनका नाम, designation, company/office, address — left-align में
6
Subject लिखें: Enter → Subject: bold (Ctrl+B) करें → subject underline (Ctrl+U) करें — जैसे: Application for the Post of Computer Operator
7
Body लिखें: Enter → "Respected Sir/Madam," → Enter → paragraph justify (Ctrl+J) करके main content लिखें → line spacing 1.5 set करें (Ctrl+5 या Home → Line Spacing)
8
Closing और Signature: Enter → "Yours faithfully," → 3 Enter → अपना नाम bold में → नीचे contact number
9
Spell Check करें: F7 दबाएं → सभी red underline words check करें → गलतियाँ fix करें
10
Save और PDF बनाएं: Ctrl+S → नाम: "job_application" → Save। फिर File → Export → Create PDF/XPS → Publish — PDF तैयार!
Formal Letter Format
- Date — right side
- Sender's Address — left side
- Receiver's Address — left side
- Subject — bold + underline
- Salutation — Dear Sir/Madam,
- Body — justify alignment, 1.5 spacing
- Closing — Yours faithfully/sincerely,
- Signature + Name
Professional Tips
- Font: Times New Roman 12pt या Calibri 11pt
- Margins: 1 inch सभी तरफ (Normal)
- Line Spacing: 1.5 — पढ़ने में आसान
- Paragraph Spacing: Before/After 6pt
- Page: A4 — India standard
- PDF में save करें — format नहीं बदलेगा
- Print Preview देखें — Ctrl+P
6.4 · Themes, Section Break, Watermark & Wrap Text
Advanced Layout Options
बड़े documents professional दिखाने के लिए ये features बहुत काम आते हैं — document का overall look बदलना, अलग हिस्सों को अलग तरीके से format करना, background में watermark लगाना, और images के साथ text को सही तरीके से arrange करना।
| Option | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Themes | Design → Themes → choose करें | पूरे document का color+font+effects combination एक क्लिक में बदलना |
| Theme Colors | Design → Colors | पूरे document का coordinated color palette बदलना |
| Theme Fonts | Design → Fonts | Heading और body text के font combination को एक साथ बदलना |
| Theme Effects | Design → Effects | Shapes/SmartArt पर shadow, gradient जैसे visual effects |
| Section Break (Next Page) | Layout → Breaks → Section Breaks → Next Page | नए page से नया section — अलग margins/orientation के लिए |
| Section Break (Continuous) | Layout → Breaks → Section Breaks → Continuous | उसी page पर नया section — जैसे बीच में columns बदलना |
| Watermark | Design → Watermark → CONFIDENTIAL/DRAFT चुनें | पूरे page के पीछे हल्का text दिखाना |
| Page Border | Design → Page Borders | पूरे page के चारों तरफ decorative border |
| Page Color | Design → Page Color | Page का background रंग बदलना |
| Wrap Text | Image select → Layout Options icon | Text को image के आस-पास arrange करना |
| Position | Object select → Picture/Shape Format → Position | Image को page के corner/center में एक क्लिक से set position पर रखना |
| Bring Forward | Object select → Picture/Shape Format → Arrange → Bring Forward | Overlap करते objects में इसे एक step ऊपर लाना |
| Send Backward | Object select → Picture/Shape Format → Arrange → Send Backward | Overlap करते objects में इसे एक step नीचे भेजना |
| Align | Multiple objects select → Picture/Shape Format → Align | Objects को Left/Center/Right, Top/Middle/Bottom align करना — Distribute Horizontally/Vertically भी |
| Group | Multiple objects select (Shift/Ctrl+click) → Picture/Shape Format → Group | कई objects को एक साथ जोड़ना ताकि एक unit की तरह move/resize हो सकें |
| Rotate | Object select → Picture/Shape Format → Rotate | Object को 90° घुमाना या Flip Horizontal/Vertical करना |
Wrap Text — Image के Options
Image पर click करें → दाईं तरफ ऊपर आया Layout Options icon दबाएं। मुख्य options: In Line with Text (default, image एक अक्षर जैसी behave करती है), Square (text image के चारों तरफ), Tight (text image के shape के नज़दीक), Behind Text (image background में — watermark जैसा असर)।
Arrange Group — जब कई Objects एक Page पर हों
कोई भी image/shape select करते ही ऊपर एक नया Picture Format (image के लिए) या Shape Format (shape के लिए) tab अपने आप दिखता है — page setup वाली Layout tab अलग है। इसी में Arrange group होता है। जब page पर 2-3 images/shapes एक साथ हों, तो Bring Forward/Send Backward से तय करें कौन सा ऊपर दिखेगा, Align से सबको एक सीध में लाएं, और Group से सबको एक साथ जोड़ दें ताकि move करते समय सब objects अपनी जगह पर एक साथ बने रहें — अलग-अलग बिखरें नहीं।
Themes — पूरे Document का Look एक क्लिक में
अगर हर Heading को manually रंग/font देना समय लेता है, तो Design tab → Themes से एक ready-made combination चुनें — सभी Headings, Title, body text एक साथ एक coordinated style में बदल जाते हैं। बाद में सिर्फ Colors या Fonts बदलकर उसी Theme को customize भी कर सकते हैं — पूरा document दोबारा format करने की ज़रूरत नहीं।
Topic 7
References Tab
Table of Contents, Citations & Captions — 2 Sub-topics
7.1 · Table of Contents, Footnotes & Index
Table of Contents, Footnotes और Index
बड़े documents (project report, thesis, book) में References tab बहुत काम आता है — automatic index बनाना, notes जोड़ना और sources track करना।
| Option | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Table of Contents | References → Table of Contents → Automatic Table चुनें | Headings से automatic index बनाना |
| Manual Table | References → Table of Contents → Manual Table | बिना headings के — खुद से placeholder text टाइप करके TOC बनाना |
| Add Text | Paragraph select → References → Add Text → Level 1/2/3 | बिना पूरी Heading style लगाए, सीधे TOC में शामिल करने के लिए level मार्क करना |
| Update Table | TOC पर right-click → Update Field | Content बदलने पर TOC को refresh करना |
| Insert Footnote | Ctrl+Alt+F | Page के नीचे छोटा सा note/reference लगाना |
| Insert Endnote | Ctrl+Alt+D | Document के आखिर में note लगाना |
| Next Footnote | References → Footnotes → Next Footnote (dropdown) | Document में अगले/पिछले footnote या endnote पर सीधे jump करना |
| Show Notes | References → Footnotes → Show Notes | Cursor को उस जगह ले जाना जहाँ footnotes/endnotes की list दिखती है |
| Footnote & Endnote Settings | References → Footnotes group के कोने का icon | Number format (1,2,3 या a,b,c), start number, location सेट करना और footnotes को endnotes में convert करना |
| Mark Entry | Word select → Alt+Shift+X | Word/phrase को index entry के तौर पर mark करना — book के आखिरी pages के index जैसा |
| Insert Index | References → Insert Index | सभी marked entries से alphabetical index बनाना, page numbers के साथ |
| Update Index | Index पर right-click → Update Field | नई entries mark करने के बाद index को refresh करना |
Automatic TOC कैसे बने?
Table of Contents तभी automatic बनती है जब headings को Heading 1, Heading 2, Heading 3 styles दी गई हों (Topic 4.3 में सीखा)। Plain bold text से TOC नहीं बनेगी — Styles ज़रूरी हैं।
Index — TOC से कैसे अलग है?
Table of Contents headings से बनती है और document की शुरुआत में होती है। Index इसके उलट — book/thesis के आखिर में होता है, जिसमें important words/topics alphabetical order में और उनके page numbers लिखे होते हैं। दोनों बनाने का तरीका अलग है: TOC के लिए Heading styles चाहिए, Index के लिए हर word को Mark Entry से manually चुनना पड़ता है।
7.2 · Citations, Bibliography & Captions
Citations, Bibliography और Captions
Research papers, assignments और project reports में sources बताना ज़रूरी होता है — यह academic honesty दिखाता है। Captions से images/tables को number मिलता है।
| Option | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Insert Citation | References → Insert Citation → Add New Source | Book/website/article का source जोड़ना |
| Add New Placeholder | References → Insert Citation → Add New Placeholder | जब source की पूरी details अभी ready ना हों — एक stub citation डालकर बाद में Manage Sources से भरना |
| Style | References → Style dropdown → APA/MLA/Chicago चुनें | सभी citations और bibliography किस academic style में दिखेंगे, ये तय करना |
| Manage Sources | References → Manage Sources | सभी citations की list देखना/edit करना |
| Bibliography | References → Bibliography → Bibliography/Works Cited/Insert Bibliography चुनें | सभी sources की automatic list document के अंत में — heading के साथ या बिना heading |
| Insert Caption | Image/Table select → References → Insert Caption | Figure 1, Table 1 जैसी automatic numbering |
| Insert Table of Figures | References → Insert Table of Figures | सभी Captions से एक automatic "List of Figures" page बनाना |
| Update Table (Figures) | Table of Figures पर right-click → Update Field | नए Captions जोड़ने के बाद List of Figures को refresh करना |
| Cross-reference | References → Cross-reference | "जैसा Figure 1 में दिखाया गया" — दूसरे हिस्से का link |
| Mark Citation | Legal case/statute select → Alt+Shift+I | Legal document में case/statute को citation के तौर पर mark करना |
| Insert Table of Authorities | References → Insert Table of Authorities | सभी marked legal citations से categorized list (Cases, Statutes, Rules) बनाना |
| Update Table (Authorities) | Table of Authorities पर right-click → Update Field | नए citations mark करने के बाद list refresh करना |
Insert Caption Dialog — Label और Exclude Option
Caption dialog खुलने पर Label dropdown से Figure/Table/Equation चुन सकते हैं, या New Label से अपना खुद का label बना सकते हैं। Exclude label from caption checkbox लगाने से सिर्फ number दिखेगा (जैसे "1"), "Figure" शब्द caption में नहीं आएगा।
Table of Authorities — सिर्फ Legal Documents के लिए
Ye feature खासकर वकीलों और legal documents के लिए है — court filings, agreements में case references और laws की एक categorized list बनाने के लिए। General office/college assignments में इसकी ज़रूरत लगभग नहीं पड़ती — वहाँ ऊपर वाला Bibliography ही काफी है।
कब Use करें?
- College project/thesis में Citations + Bibliography ज़रूर use करें — copy-paste का आरोप नहीं लगेगा
- Report में हर image/table के नीचे Caption डालें — professional दिखता है
- बड़े project में Table of Figures से "List of Figures" page अपने आप बन जाता है — Table of Contents जैसा
Topic 8
Mailings Tab
Mail Merge — 2 Sub-topics
8.1 · Mail Merge — Steps
Mail Merge क्या है और कैसे करें?
Mail Merge से एक ही letter/certificate को कई अलग-अलग लोगों के नाम-पते के साथ एक साथ बना सकते हैं — जैसे 50 students को अलग-अलग नाम वाले certificate या invitation एक ही बार में print करना।
| Option | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Start Mail Merge | Mailings → Start Mail Merge → Letters/Envelopes/Labels चुनें | Merge किस document type के लिए करना है |
| Step-by-Step Mail Merge Wizard | Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard | पूरी process के लिए एक guided panel — beginners के लिए आसान |
| Select Recipients | Mailings → Select Recipients | Excel sheet या नई list से नाम-पता जोड़ना |
| Edit Recipient List | Mailings → Edit Recipient List | Merge से पहले किसी recipient को check/uncheck (exclude) करना, sort या filter करना |
| Address Block | Mailings → Address Block | एक क्लिक में Name+Street+City+State+PIN वाला पूरा address block डालना |
| Greeting Line | Mailings → Greeting Line | "Dear [Name]," जैसी greeting format चुनकर automatic डालना |
| Insert Merge Field | Mailings → Insert Merge Field | Name, Address जैसी जगह placeholder डालना |
| Rules | Mailings → Rules → If...Then...Else | Conditional merge — जैसे field खाली हो तो कुछ और लिखना, या किसी record को skip करना |
| Match Fields | Mailings → Match Fields | अगर Excel के column names Word के expected names से अलग हों, तो manually match करना |
| Highlight Merge Fields | Mailings → Highlight Merge Fields | Document में सभी merge fields को gray highlight करके आसानी से पहचानना |
| Update Labels | Mailings → Update Labels | Labels document में पहले label का merge pattern बाकी सभी labels में copy करना |
| Preview Results | Mailings → Preview Results | असली data के साथ letter कैसा दिखेगा — check करना |
| Record Navigation | Preview Results → First/Previous/Next/Last Record arrows | हर recipient का preview एक-एक करके देखना |
| Find Recipient | Mailings → Find Recipient | पूरी list scroll किए बिना किसी खास नाम/data वाले recipient को ढूंढना |
| Check for Errors | Mailings → Check for Errors | Merge से पहले पूरी list को simulate-check करना — missing/गलत field पहले ही पता चल जाए |
| Finish & Merge | Mailings → Finish & Merge | सभी letters एक साथ बनाना, print करना, या email भेजना |
| ↳ Edit Individual Documents | Finish & Merge → Edit Individual Documents | सभी merged letters को एक नए document में save करना — बाद में edit भी कर सकते हैं |
| ↳ Print Documents | Finish & Merge → Print Documents | सभी letters सीधे printer में भेजना, बिना पहले save किए |
| ↳ Send Email Messages | Finish & Merge → Send Email Messages | Outlook के through सभी merged letters को personalized emails की तरह भेजना — recipient list में Email column ज़रूरी |
Mail Merge — पूरा Process (5 Steps)
1) Letter का main content लिखें जहाँ नाम-पता blank रखा हो। 2) Select Recipients से data source जोड़ें (Excel में Name, Address columns हों)। 3) जहाँ नाम आना है वहाँ Insert Merge Field → Name डालें। 4) Preview Results से हर व्यक्ति के लिए letter check करें। 5) Finish & Merge से सभी letters एक साथ print/save करें।
Select Recipients — Data कहाँ से लें?
Use an Existing List — पहले से बनी Excel file use करना (सबसे common)। Type a New List — Word के अंदर ही एक छोटी list सीधे टाइप करना, Excel की ज़रूरत नहीं। Choose from Outlook Contacts — Outlook में saved contacts से सीधे import करना।
Address Block/Greeting Line vs Insert Merge Field
Address Block और Greeting Line ready-made combinations हैं — एक क्लिक में पूरा address या greeting आ जाता है। Insert Merge Field से एक-एक field (जैसे सिर्फ Phone Number) individually डालनी होती है — जब कोई specific field अकेला चाहिए हो तब इसे use करें।
8.2 · Envelopes & Labels
Envelopes और Labels बनाना
अगर सिर्फ एक envelope या label print करना है (Mail Merge के बिना), तो यह quick तरीका काम आता है।
| Option | कैसे करें | उपयोग |
|---|---|---|
| Envelopes | Mailings → Envelopes → Delivery/Return Address भरें | एक envelope पर पता print करना |
| Labels | Mailings → Labels → address भरें → label size चुनें | Sticker labels प्रिंट करना (एक जैसे या अलग-अलग) |
Mail Merge कहाँ Use होता है?
- Coaching Centre में — सभी students को अलग-अलग नाम वाले certificates देना
- Wedding/Event में — सभी guests को नाम के साथ invitation cards भेजना
- Office में — customers को personalized bulk letters या bills भेजना
Topic 9
Review Tab
Comments, Track Changes, Language & More — 1 Sub-topic
9.1 · Comments, Track Changes, Language & More
Review Tab — Document Review करना
Review Tab का उपयोग तब होता है जब कोई document check करना हो, comments add करने हों, या दूसरे के changes देखने हों। Office और government documents में यह बहुत ज़रूरी है।
| Feature | Shortcut / कैसे करें | काम |
|---|---|---|
| New Comment | Ctrl+Alt+M या Review → New Comment | Text पर note/सुझाव लिखना — sidebar में दिखता है |
| Delete Comment | Comment पर right-click → Delete | Comment हटाना |
| Resolve | Comment पर → Resolve | Comment को delete किए बिना "solved" mark करना — comment grey हो जाता है, history save रहती है |
| Show Comments | Review → Show Comments | Sidebar में comments panel को show/hide करना |
| Track Changes ON | Ctrl+Shift+E | सभी changes record होते हैं — red/colored text में |
| Display for Review | Review → Display for Review dropdown | Simple Markup (सिर्फ margin में line), All Markup (सभी changes color में), No Markup (final clean version), Original — इनमें से चुनना |
| Reviewing Pane | Review → Reviewing Pane | सभी comments और changes की पूरी list एक साथ sidebar में देखना — गिनना आसान |
| Accept Change | Review → Accept | Track किया गया change permanent करना |
| Reject Change | Review → Reject | Change वापस undo करना |
| Accept All | Review → Accept → Accept All | एक बार में सभी changes accept करना |
| Accept All & Stop Tracking | Review → Accept → Accept All Changes and Stop Tracking | सभी changes accept करके Track Changes को भी एक साथ OFF करना — final document ready करने का सबसे common तरीका |
| Reject All | Review → Reject → Reject All | एक बार में सभी changes reject करना (वापस पहले जैसा) |
| Previous / Next | Review → Previous / Next | एक Comment या Change से दूसरे पर सीधे जाना |
| Show Markup | Review → Show Markup | कौन से changes दिखें — Comments, Insertions, Formatting आदि चुनना |
| Compare | Review → Compare → Compare | Document के दो versions को compare करना — एक नया document बनता है जिसमें फर्क track changes की तरह दिखता है |
| Combine | Review → Compare → Combine | कई reviewers की अलग-अलग copies के changes को एक साथ एक document में जोड़ना |
| Restrict Editing | Review → Restrict Editing | Document के कुछ हिस्सों को editing से बचाना |
| Read Aloud | Ctrl+Alt+Space | Document को आवाज़ में पढ़कर सुनाना |
| Word Count | Review → Word Count | Words, characters, paragraphs की count |
| Thesaurus | Shift+F7 | किसी word के synonyms ढूंढना |
| Translate | Review → Translate | Selected text को दूसरी language में translate |
| Mini Translator | Review → Translate → Mini Translator | Mouse किसी word पर hover करते ही छोटा translation tooltip दिखाना (on/off) |
| Set Proofing Language | Review → Language → Set Proofing Language | Document के किसी हिस्से की spell-check language सेट करना — जैसे mixed Hindi-English document में |
| Language Preferences | Review → Language → Language Preferences | Word की editing/display language की settings खोलना |
Comment कैसे Add करें?
- जिस text पर comment चाहिए उसे select करें
- Review tab → New Comment click करें
- दाईं तरफ sidebar में comment box खुलेगा
- अपना comment type करें
- Comment confirm: बाहर click करें
Use Case: Teacher student के assignment पर comment करता है। Boss employee के letter पर corrections देता है।
Track Changes क्या होता है?
- Track Changes ON करने पर जो भी type होगा वो red color में दिखेगा
- Delete किया गया text strikethrough में दिखेगा
- Document author बाद में decide करता है — Accept या Reject
- Multiple reviewers के changes अलग-अलग colors में
- Final document print करने से पहले Accept All ज़रूर करें
Compare Documents — कैसे करें?
- Review tab → Compare click करें
- Original document चुनें
- Revised document चुनें (जिसमें changes हुए हैं)
- Word एक नया document बनाएगा जिसमें सभी अंतर track changes की तरह दिखेंगे
Use Case: दो लोगों ने अलग-अलग एक ही file पर काम किया — दोनों versions compare करके पता चलेगा कि क्या बदला।
Restrict Editing क्या करता है?
- Document के कुछ हिस्सों को edit होने से बचाता है — बाकी हिस्से edit हो सकते हैं
- Editing restrictions में 4 options: No Changes (Read Only), Tracked Changes (सब कुछ force track होगा), Comments, Filling in Forms
- Formatting Restrictions — checkbox लगाकर सिर्फ चुनी हुई Styles allow करना, ताकि कोई random font/color ना लगा सके
- Password लगाकर restriction को और सुरक्षित बनाया जा सकता है
- Job forms, official templates में इस्तेमाल होता है — ताकि लोग सिर्फ blank जगह भरें
Word Count — कब ज़रूरी?
College assignments में word limit होती है — जैसे "500 words लिखें"। Job applications में cover letter 250-300 words की होनी चाहिए। Review → Word Count (Ctrl+Shift+G) से exact count मिलती है — words, characters, paragraphs सब।
Topic 10
View Tab
Document Views, Zoom, Window & Macros — 1 Sub-topic
10.1 · Document Views, Zoom, Window & Macros
View Tab — Document को अलग-अलग तरीके से देखना
MS Word की View Tab से हम document को अलग modes में देख सकते हैं और display settings control कर सकते हैं।
| View Mode | कैसे दिखता है | कब use करें? |
|---|---|---|
| Print Layout (Default) | Page exactly वैसा दिखता है जैसा print होगा | Normal typing और editing के लिए |
| Read Mode | Full screen reading — columns में | Long document पढ़ने के लिए — editing नहीं |
| Web Layout | Webpage जैसा दिखता है — no page breaks | Web content बनाते समय |
| Outline View | सिर्फ headings दिखती हैं | Long document की structure देखने के लिए |
| Draft View | Simple text — no headers/footers | Fast typing — formatting बाद में |
| Focus Mode | बाकी सब hide, सिर्फ document | Distraction-free writing |
Zoom Options
Ctrl++Zoom In (बड़ा)
Ctrl+-Zoom Out (छोटा)
Ctrl+0100% Zoom reset
- View tab → Zoom → percentage set करें
- 100% — एक क्लिक में सीधे 100% zoom पर आना
- One Page — पूरा page screen पर
- Multiple Pages — एक साथ कई pages छोटे size में
- Page Width — page की width screen से match
- Status bar के नीचे zoom slider से भी बदलें
Window Options
- New Window — same document दो windows में
- Arrange All — सभी open documents साथ
- Split — एक document को दो parts में देखना — ऊपर और नीचे अलग sections
- Side by Side — दो documents compare करना
- Synchronous Scrolling — Side by Side में दोनों documents एक साथ scroll होना
- Reset Window Position — Side by Side की दोनों windows को वापस equal split में लाना
- Switch Windows — dropdown से किसी दूसरे खुले Word document पर सीधे जाना
- Ruler on/off — View → Ruler checkbox
- Gridlines — alignment guide
- Navigation Pane — Ctrl+F — headings और pages list
Macros — Repetitive काम Automate करें
View → Macros → Record Macro से आप कोई भी काम (जैसे formatting steps) एक बार record करते हैं, फिर उसे एक क्लिक या shortcut से दोबारा-दोबारा चला सकते हैं। बार-बार होने वाले काम में बहुत समय बचता है — जैसे हर page पर एक जैसा header format करना। Recording शुरू होने के बाद वही button Stop Recording में बदल जाता है — उसे दबाकर recording खत्म करें। बीच में Pause Recording से recording को temporarily रोका भी जा सकता है। View → Macros → View Macros से पुराने macros देखे/चलाए जा सकते हैं।
Topic 11
Final Practical Project
Resume बनाना — 1 Sub-topic
11.1 · Final Project — Resume बनाएं
Final Project — MS Word में Professional Resume बनाएं
यह पूरे course का Final Practical Exercise है। Resume (CV) हर job के लिए ज़रूरी है। इसमें आप MS Word के सभी सीखे हुए tools use करेंगे।
Final Project का लक्ष्य
एक 1-page Professional Resume बनाना — Name header, Contact info, Objective, Education table, Skills list, Experience section। सभी सीखे tools use होंगे: Heading styles, Tables, Bullets, Bold/Italic, Borders। Time: 30-40 minutes
1
New Document खोलें: MS Word → Blank Document → Page Setup: A4, Margins: Narrow (0.5 inch — ज़्यादा content एक page में)
2
Name Header बनाएं: अपना नाम type करें → Center align (Ctrl+E) → Font: Calibri, Size: 20, Bold → Enter → Heading 1 style apply करें (Home → Styles)
3
Contact Info लिखें: Center align → Phone | Email | Address — separator के लिए "|" use करें → Font: 10pt → इसके नीचे एक horizontal line डालें: Insert → Shapes → Line
4
Objective Section: Left align → "OBJECTIVE" → Heading 2 style → Bold, Caps → Enter → 2-3 lines में career objective लिखें → Justify (Ctrl+J)
5
Education Table बनाएं: "EDUCATION" heading → Insert → Table → 5 columns × 3 rows → Columns: Degree | School/College | Board/University | Year | % → data भरें
6
Skills Section: "SKILLS" heading → Bullet List (Ctrl+Shift+L या Home → Bullets) → Computer Skills, MS Office, Internet, Typing Speed, Hindi/English → 2 columns में arrange करें
7
Personal Details: "PERSONAL DETAILS" heading → 2-column table (no borders) → Father's Name, Date of Birth, Nationality, Languages, Hobbies fill करें
8
Declaration: "DECLARATION" → "I hereby declare that the above information is true to the best of my knowledge." → Date और Place → अपना नाम
9
Final Check: F7 → Spell Check → Print Preview (Ctrl+P) → 1 page में fit है? नहीं तो font size थोड़ा कम करें
10
Save करें: Ctrl+S → नाम: "Resume_[आपका नाम]" → .docx save करें। फिर File → Export → PDF बनाएं — email/WhatsApp पर share के लिए
इस Project में क्या सीखा?
- Heading Styles 1 और 2 apply करना
- Table बनाना और format करना
- Bullet list — skills section
- Center / Left / Justify alignment
- Bold, Italic, Font size changes
- Shapes (line) insert करना
- PDF में Export करना
- Spell Check (F7) use करना
Resume Pro Tips
- 1 page — fresher के लिए एक page काफी है
- Font: Calibri या Arial — clean look
- Consistent formatting — एक जैसे headings
- Table borders hide करें — professional look
- Photo: Top-right corner में 3.5×4.5 cm
- PDF save — किसी भी device पर same दिखेगा
- File name: Resume_Name_2026.pdf